Produttività: Distinguere tra le cose Importanti ed Urgenti

Quasi nessuno ha la fortuna di svolgere una unica attività per volta.
Molto più spesso ci si trova a lavorare su differenti progetti, ognuno con un diverso grado di priorità, ed in queste situazioni riuscire ad organizzarsi è fondamentale.

Su Lifehacker, ottima guida per chi cerca ispirazione per migliorare la propria produttività, non solo per quanto riguarda il lavoro, ho trovato un articolo interessante che spiega la differenza tra le cose importanti e quelle "semplicemente" urgenti.

In effetti, molti dei progetti su cui lavoriamo sono più a lungo termine, lunghi, e per questo solitamente anche non urgenti.
Il problema dell'organizzazione salta fuori quando, durante il nostro lavoro su uno di questi progetti "importanti", veniamo "disturbati" dall'arrivo di una comunicazione "urgente" riguardo a qualcosa di diverso.

A questo punto, la nostra prima reazione è abbandonare (il più delle volte istantaneamente) il progetto più importante per dedicarsi anima e corpo all'urgenza del momento, per quanto di breve durata realizzativa possa essere.

In questo modo, se calcoliamo le differenti comunicazioni che possiamo ricevere durante una tipica giornata (email, telefonate, sms...), è facile capire che le "urgenze" possono diventare distrazioni, e fari rallentare globalmente il flusso di lavoro, portandoci non solo a lavorare male sull'"urgenza", che verrà quindi gestita non al meglio ma "alla meno peggio", ma soprattutto a non riuscire a terminare altre attività forse più importanti.

Per questo sarebbe bene non farsi condizionare dalla scritta "urgente" nell'oggetto di una mail quando stiamo lavorando su qualcosa di importante, e cercare di imparare a rimandare alle pause nel "lavoro grosso" la gestione delle emergenze del momento.

Come ho già avuto modo di scrivere, a proposito di organizzazione del lavoro finalizzata ad un miglioramento della produttività, torna utile dividere le proprie giornate lavorative in "slot", tenendo ovviamente delle pause tra uno slot e l'altro, al fine di utilizzare queste pause per poter gestire meglio le emergenze, senza che queste debbano andare a rovinare il nostro normale flusso di lavoro.